DX-BELEGE – Anleitung
DX-BELEGE ist die Belegverarbeitung der dexa group. Rechnungen und Quittungen kommen hier an, werden aufbereitet, einer Kategorie und einem Sachkonto zugeordnet und an die Steuerkanzlei übermittelt.
Adresse: https://belege.dexa.gmbh
DX-BELEGE bucht nicht. Es liefert Belege und Vorschläge. Die Buchung tätigt die Steuerkanzlei. Kein Vorschlag im System ist eine Buchung, und kein Fehler hier landet automatisch in der Buchhaltung.
1. Anmelden
Mitarbeiter der dexa group
Auf Mit SSO anmelden klicken und das Microsoft-Konto verwenden. Mehr ist nicht nötig. Welche Bereiche Sie sehen, ergibt sich aus Ihrer Gruppe:
| Rolle | Darf |
|---|---|
| Benutzer | Belege einreichen, eigene Belege sehen |
| Verwaltung | zusätzlich alle Belege sehen, zuordnen, an DATEV senden, auswerten, suchen |
| Admin | zusätzlich löschen, Einstellungen, Gastzugänge |
Externe (Gastzugang)
Sie bekommen zwei Nachrichten von DX-BELEGE:
- „Ihr Zugang zu DX-BELEGE" – enthält Adresse, Benutzernamen und Passwort.
- Nach der Eingabe von Benutzername und Passwort kommt „DX-BELEGE – Anmeldelink". Darin ein Knopf; auf der Seite, die sich öffnet, noch einmal Jetzt anmelden klicken. Erst dann sind Sie angemeldet.
Der Link gilt eine Stunde und nur einmal. Ist er abgelaufen, melden Sie sich erneut an – es kommt automatisch ein neuer. Sie können die Mail auf einem anderen Gerät öffnen als dem, an dem Sie sich anmelden.
Das Startpasswort bleibt gültig, bis Sie es selbst ändern. Gäste sehen ausschließlich ihre eigenen Einreichungen.
Passwort ändern
Oben rechts auf Ihren Namen, dann Passwort. Mindestens zwölf Zeichen. Für Mitarbeiter mit Microsoft-Anmeldung entfällt das – dort gilt das Kennwort des Microsoft-Kontos.
Kopfzeile
Ganz oben stehen von links nach rechts: das dexa-Zeichen, der Name des Systems, der Verweis Hilfe (öffnet diese Anleitung), der Schalter ◐ für helle oder dunkle Ansicht, Ihr Name mit Rolle und Abmelden. Die Helligkeit wird gespeichert und gilt beim nächsten Besuch weiter.
Auf dem Telefon ist die Kopfzeile schmaler: dexa-Zeichen links, Ihr Name und Abmelden rechts. Der Helligkeitsschalter entfällt dort.
2. Belege einreichen
Vier Wege, alle gleichwertig. Der Beleg landet immer im selben Ablauf.
Per Mail
Die Rechnung an belege@dexa.gmbh weiterleiten.
- Die Rechnung muss als Anhang dabei sein – ein Download-Link im Mailtext reicht nicht, das System lädt nichts nach.
- Erlaubt sind PDF, JPG, PNG und TIFF.
- Mehrere Anhänge in einer Mail ergeben mehrere Belege.
- Bilder aus Mailsignaturen (Logos, Symbole) werden erkannt und ignoriert.
- Mails von Absendern außerhalb der dexa group landen zur Sicherheit im Reiter Fehler und müssen freigegeben werden.
Hochladen am Rechner
Reiter Hochladen. – oben rechts als roter Knopf, sichtbar im Eingang. Datei
auswählen oder einfach auf die Seite ziehen. Mehrere Seiten werden zu einem Beleg
zusammengefasstzusammengefasst; –einzelne dieSeiten Reihenfolgelassen istsich die der
Auswahl. Vorvor dem Senden können Sie einzelne Seiten mit dem × wiederentfernen.
entfernen.Nach dem Senden erscheint eine Bestätigung mit Weiteren Beleg hochladen.
Mit dem Handy
Dieselbe Adresse aufAuf dem Telefon öffnen.startet DX-BELEGE immer auf der Einreichseite – gleich welche
Rolle Sie haben. Der Knopf Beleg fotografieren öffnet die Kamera. Nach der
ersten Aufnahme heißt er Weitere Seite fotografieren – so scannen Sie
mehrseitige Belege.Belege; sie werden zu einem PDF zusammengefasst. Erst Senden
übermittelt.
Fotos werden dabei automatisch zugeschnitten, entzerrt und aufgehellt – Sie müssen den Beleg nur vollständig ins Bild bekommen.
Automatisch über Schnittstellen
Einige Anbieter liefern direkt, ohne dass jemand etwas tut – unter anderem Amazon Business, Telekom, American Express, Microsoft, Vodafone, FLYERALARM, WirmachenDruck und Remondis. Diese Belege tragen die Marke API-Extern und bringen häufig zusätzliche Daten mit.
Microsoft-Rechnungen holt DX-BELEGE seit dem 28.08.2026 selbst bei Microsoft
ab, stündlich, samt PDF. Diese Belege tragen die Marke API-Extern mit (Bestellnummer,dem
Besteller, Positionen).Anbieternamen.
Kategorie beim Einreichen
Im Auswahlfeld können Sie eine Kategorie vorgeben – müssen es aber nicht. Ohne Angabe schlägt das System selbst eine vor.
3. Was mit dem Beleg passiert
- Prüfung auf Dateityp und Schadsoftware
- Aufbereitung – Entzerren, Kontrast, Umwandlung in PDF
- Texterkennung – der Belegtext wird lesbar gemacht
DublettenprüfungBelegdaten auslesen –gleicher Beleg schon da?
Die Reihenfolge ist bewusst so: Erst werden die Daten gelesen, dann wird zugeordnet. Eine Kategorie ohne Kenntnis von Lieferant und Leistung wäre geraten.
Schritt 1 bis 53 dauert Sekunden, das Auslesen und die VorschlägeZuordnung je etwa eine
halbe Minute. Solange gelesen wird, dreht sich in den betroffenen Spalten ein
Zeichen. Die Ansicht aktualisiert sich von selbst – Neuladen ist nie nötig, auch nicht, wenn
jemand anderes etwas ändert.nötig.
4. Die Reiter
| Reiter | Inhalt |
|---|---|
| Eingang | angekommen, noch keiner Kategorie zugeordnet |
| Zugeordnet | Kategorie steht, Übermittlung ausstehend |
| Fehler | Störungen, Dubletten, Einlieferungen von außen, überfällige Bestätigungen |
| Archiv | von DATEV bestätigt – erledigt |
| Papierkorb | gelöscht, bleibt 30 Tage |
| KI-Suche | Suche in eigenen Worten und Abgleich offener Posten |
| Analyse | Zahlen zum Belegaufkommen |
| Meine Belege | nur eigene Einreichungen |
| Hochladen | roter Knopf |
Die Zahl neben dem Reiternamen zeigt, wie viele Belege dort liegen.liegen; sie erscheint
nur, wenn dort etwas liegt. Beim Reiter Fehler wird sie rot, sobald etwas ansteht.rot.
5. Suchen und filtern
Über jeder Liste sitzt der Filterbereich.
Kategorie-Chips – nach Gesellschaft gruppiert. Ein Klick schaltet eine Kategorie zu, mehrere lassen sich kombinieren. Aktive Chips sind rot.
Suchfeld – durchsucht Lieferant, Betreff, Rechnungsnummer, Belegnummer und den
erkannten Text des aktuellen Reiters. Sie tippen, die Liste folgt.
Weitere Filter (aufklappbar, der Zustand bleibt geöffnet)gemerkt):
| Filter | Wirkung |
|---|---|
| Belegdatum von/bis | Zeitraum eingrenzen |
| Zeitraum | Heute, letzte 7 Tage, Monat, Vormonat, Quartal, Vorquartal, Jahr |
| Betrag ab/bis | Bruttobetrag eingrenzen |
| Firma | Dexa Solutions oder Dexa Systems |
| Kanal | Mail, API-Extern, Foto, Datei |
| Zuordnung | KI-Automatik, Manuell, Regel |
Gesetzte Filter sind rot umrandet. zurücksetzen räumt alles ab.
Sortieren – Klick auf eine Spaltenüberschrift, erneuter Klick dreht die
Richtung. EinVorgabe Pfeil zeigtist die aktiveneueste Sortierung.Belegnummer oben.
Nachladen – lange Listen laden beim Scrollen automatisch weiter.
6. Die Belegliste
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Kästchen | Auswahl für Stapelaktionen; das Kästchen in der Kopfzeile wählt alle |
| Vorschau | erste Seite; Klick öffnet den Beleg groß |
| Beleg | Belegnummer |
| wer die Rechnung gestellt hat |
Solange das System die Daten liest, dreht sich in Lieferant, Artikel, Bruttobetrag, Firma und Zuordnung ein Zeichen; beim Lieferanten steht dabei Daten werden gelesen.
Marken in der Spalte Zuordnung
- KI · 95 % – automatisch zugeordnet, Zahl ist die Sicherheit. Grün ab 90 %,
gelb ab 70 %, orange
darunter.ab 50 %, darunter rot. - Vorschlag · 68 % – die KI hat etwas ermittelt, aber nicht gesetzt.
- Regel – eine hinterlegte Regel hat gegriffen.
- Manuell – ein Mensch hat entschieden.
- KI
prüftliest mit drehendem Zeichen – die Prüfung läuft gerade. - offen – noch nichts ermittelt.
Mehrere Belege auf einmal – Zeilen ankreuzen, dann erscheint unten eine
Leiste. JeIm nachReiter Reiter:Zugeordnet stehen dort drei Aktionen: An DATEV senden,
Zuordnung entfernen und In den Papierkorb. oderIm Papierkorb: Endgültig löschen.
Beim Versand wird zwischen den Belegen bewusst kurz gewartet, damit die
Kanzlei nicht alles auf einmal bekommt.gewartet.
Auf dem Handy wird die Tabelle zu Karten mit Bild, Lieferant, Betrag und Zustand.
7. Einen Beleg bearbeiten
Ein Klick auf die Zeile klappt den Beleg auf, ein weiterer schließt ihn. Die
aufgeklappte Ansicht bleibt offen, auch wenn sichoffen; die Liste imhält Hintergrundwährenddessen aktualisiert.still.
Vorschau
Links das Belegbild. Klick vergrößert. Darunter zwei gleich gestaltete Knöpfe:
Ansehen öffnet die aufbereitete Fassung, Original die Datei,Rohaufnahme, wie sie
die Kamera geliefert wurde.hat. Original erscheint nur, wenn es eine gibt.
Werte
Belegnummer,Belegnummer als rote Marke, Betrag, Lieferant, Rechnungsnummer, Belegdatum,
Netto und USt. Felder mit gepunkteter Unterlinie lassen sich per Klick kopieren.
Steht bei einem Betrag nichts, war er nicht sicher erkennbar. Das ist Absicht: Jede Zahl muss wörtlich im Beleg stehen und die Rechenprobe bestehen, sonst wird sie verworfen. Eine Lücke ist besser als eine falsche Zahl.
Zuordnung
Auswahlfeld für die Kategorie. Ihre Wahl gilt immer und überstimmt jeden Vorschlag. Zuordnung entfernen schickt den Beleg zurück in den Eingang.
KI-Zuordnung
Zeigt, was die KI ermittelt hat, mit Sicherheit und Begründung.
- ✓ bestätigt den Vorschlag, setzt die Kategorie und merkt sich den Fall.
- ✕ verwirft ihn und merkt sich, dass er nicht passt.
Im Feld darüberdarunter können Sie einen Hinweis schreiben. Der wirkt zweifach: Beim
erneuten Prüfen liest die KI ihn mit,mit Vorrang, und beim Bestätigen wird daraus eine
gelernte Regel, die ab dem nächsten Beleg gilt.
„Kassenzettel ohne Firmennamen als Empfänger gehören zu Dexa Solutions." – ab sofort eine Regel, sichtbar in den Einstellungen.
Erneut prüfen lässt die KI noch einmal laufen,laufen. mitDas IhremErgebnis Hinweis.wird nicht
automatisch gesetzt – es wartet auf Ihr ✓ oder ✕. Während der Prüfung
verschwindet das Formular und es läuft ein Zeichen.
DATEV
Zeigt den Übermittlungsstand:Übermittlungsstand noch nicht übermittelt,– freigegeben, gesendet · Bestätigung steht aus oder bestätigt, dazu– Zeitpunktemit
Zeitpunkten und der Zieladresse. An DATEV übermittelt den Beleg; währenddessen läuft ein
Zeichen, danach wandert der Beleg selbstständig in den richtigen Reiter.Beleg.
Buchungsvorschlag
Das vorgeschlagene Sachkonto mit Nummer (zum Kopieren) und Bezeichnung, dazu die Herkunft – Regel, KI mit Sicherheit oder Manuell.Herkunft.
Mit ✓ bestätigen Sie; das System lernt daraus. Ist noch nichts ermittelt, hilft
Konto ermitteln.
Darunter erscheinen Hinweise, wenn etwas nicht zusammenpasst: Netto plus USt ergibt nicht Brutto, ungewöhnlicher Steuersatz, Bewirtung ohne erkennbaren Anlass, größerer Betrag auf einem Sofortabschreibungskonto.
Verlauf
Jeder Schritt mit Zeitpunkt und PersonPerson, –links vonuntereinander, „Eingereichtrechts perdas Mail"Ereignis.
überAls dieHandelnde KI-Entscheidungerscheinen bisKI, „VonSystem DATEVoder bestätigt".ein Klarname. Nichts wird
gelöscht.
Fehler
Erscheint nur bei Störungen: was passiert ist, wie es zu beheben ist, und bei Dubletten ein Verweis auf den ursprünglichen Beleg.
8. Kategorien
Acht Stück, vier Kennzeichen: Gesellschaft, Bereich, Eingang oder Ausgang.
| Kürzel | Bedeutung |
|---|---|
| DXO SFH – Re.-Eingang | Solutions, Produktlinie Safe Fire House |
| DXO EWS – Re.-Eingang | Solutions, Einbruchwarnsystem |
| DXO Entwicklung – Re.-Eingang | Solutions, Entwicklung und Labor |
| DXO Allgemein – Re.-Eingang | Solutions, Verwaltung und interne Betriebsmittel |
| DXO Re.-Ausgang | Solutions, gestellte Rechnungen |
| DXY Allgemein – Re.-Eingang | Systems, Verwaltung |
| DXY Data Broker – Re.-Eingang | Systems, BOS Data Broker (nur manuell) |
| DXY Re.-Ausgang | Systems, gestellte Rechnungen |
Jede Kategorie hat eine eigene Upload-Adresse bei DATEV – daran erkennt die
Kanzlei den Belegkreis.DATEV. Ohne hinterlegte Adresse
ist An DATEV gesperrt.
Grundsätze: Der Rechnungsempfänger entscheidet über die Gesellschaft. Interne
Betriebsmittel gehören immer in Allgemein, nie in eine Produktlinie. Lässt sich
etwas nicht belegen, bleibt es offen – falsch zugeordnet kostet mehr Zeit als gar
nicht zugeordnet.offen.
9. Sachkonto
DerDie Vorschlag entsteht in drei Stufen:
Feste Zuordnungen nach Lieferant gibt es nicht: Derselbe Anbieter liefert Bauteile, Bürobedarf und Dienstleistungen, die auf verschiedene Konten gehören. Ein Konto erfinden kann die KI nicht – sie wählt aus einer geschlossenen Liste.
Ein von Hand gesetztes Konto wird nie überschrieben.
Bei Händlern mit gemischtem Sortiment entscheidet der Belegtext, nicht der Name –
derselbe Anbieter liefert Bauteile und Bürobedarf.
10. Papierkorb
In den Papierkorb legt einen Beleg beiseite; er bleibt 30 Tage und wird dann
restlos entfernt. Im Reiter Papierkorb stehen Wiederherstellen und – nur für
Admins – Endgültig löschen, das Datei und Verlauf unwiderruflich entfernt. Beide
Aktionen fragen vorher nach.
11. KI-Suche
Zwei Modi, oben umschaltbar.
Freitext
Beschreiben Sie den Beleg in eigenen Worten: „Werkzeug von Amazon im August für
Solutions" oder „Telekom über 200 Euro letztes Quartal". Das System zeigt zuerst,
wie es die Frage verstanden hat – erkannte Stichworte, Lieferant, Zeitraum,
Beträge – und, darunter die Treffer, die sich wie eine normale Liste weiter
filtern lassen.Treffer. Die letzte Suche bleibt
erhalten,beim Reiterwechsel stehen und wird nicht neu berechnet; Neue Suche setzt zurück.
OPOS-Abgleich
Beantwortet die Frage der Kanzlei: „Wo bleibt dieser Beleg?"
Einlesen – die Offene-Posten-Liste aus DATEV auswählen, Gesellschaft wählen,
Abgleichen. Während des Einlesens läuft ein Zeichen.
Ergebnis – je Posten Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Betrag (darunter der
Nettobetrag des gefundenen Belegs), Buchungstext, der gefundene Beleg und das
Ergebnis:
| Ergebnis | Bedeutung |
|---|---|
| gefunden | Beleg liegt hier und ist an DATEV übermittelt |
| Nicht in DATEV | Beleg liegt hier, wurde aber noch nicht übermittelt |
| Vorschlag | wahrscheinliche Zuordnung, bitte bestätigen |
| nicht gefunden | dieser Beleg ist nie durch DX-BELEGE gelaufen |
Gefundene stehen oben. Ein Klick auf die grüne Belegnummer springt zum Beleg.
Zwei Knöpfe über der Liste:
Von Hand zuordnen – bei „nicht gefunden" die Belegnummer eintragen und
zuordnen. Die vollständige Nummer erscheint danach automatisch. Der Knopf; lösen hebt eine Zuordnung wieder auf.
Nachweispaket – eine ZIP-DateiZIP mit einer Excel-Mappe (OPOS-Nummer,
DX-Belegnummer, Dateiname, Lieferant, Betrag, Ergebnis) und den zugehörigen Belegen als PDF. Genau das, was die Kanzlei zum Abhaken braucht.
Frühere Abgleiche bleiben in der Übersicht erhalten und lassen sich erneut
öffnen. Läuft gerade eine KI-Prüfung, zeigt die Übersicht den Fortschritt.
Eine Rechnung kann in mehrere Posten aufgeteilt sein – das System rechnet sie zusammen und findet den Beleg trotzdem.
12. Analyse
Kennzahlen zum Belegaufkommen: Gesamtzahl und Summe, Belege dieses Monats, noch
nicht zugeordnete, von DATEV bestätigte mit Quote, Störungen. Dazu der Verlauf
der letzten zwölf Monate, die Verteilung auf Kategorien und Einlieferungswege,
die häufigsten Lieferanten, Zahlen zur Trefferquote der KI sowie die Aufstellung
Belege je Sachkonto mit Summen und dem Anteil, den ein Mensch bestätigt hat..
13. Buchungsstapel für DATEV
Im Archiv, Knopf Buchungsstapel für DATEV. – aufklappbar. Er zeigt zuerst eine Vorschau:zeigt, wie viele
Belege enthalten sind, welchewie viele wegen fehlender Angaben draußen bleiben und bei
welchenwie vielen das Kreditorenkonto fehlt. ErstDer dannKnopf wirdBuchungsstapel heruntergeladen.herunterladen
erzeugt die Datei.
Die Datei ist ein Buchungsstapel im DATEV-Format, den die Kanzlei einliest,
statt Konten abzutippen.einliest. Es
wird nichts gesendet und nichts gebucht – die Datei
landet in Ihrem Download-Ordner.gebucht.
14. Einstellungen (Admins)
VierFünf Bereiche:
DATEV – je Kategorie die Upload-Adresse aus DATEV Unternehmen online, dazu
ein frei wählbarer Name zur Wiedererkennung. Ohne Adresse kann die Kategorie
nicht versendet werden.online.
KI / Regeln – dreiVorrangregeln Schichten in dieser Reihenfolge:
Sachkonten – Vorgabekontodrei jeBlöcke: Kategoriekurze Erläuterung, Regeln in Worten und die
Kontoregelngelernten mitFälle. Rang,
Prüffeld, Muster, Konto, Herkunft und Trefferzähler. RegelnFälle aus der Historie der Kanzlei sindtragen zunächstdie Marke
aus Historie.
ausSchnittstellen – Übersicht, woher Belege automatisch kommen: Name, Art
(API-Extern, Mail, Eigene API), Anzahl gelieferter Belege und werden einzeln scharfgeschaltet.Bemerkung.
Benutzer – Gastzugänge anlegen und verwalten, dazu der Hinweis, dass
Mitarbeiterrollen über Entra-Gruppen laufen.verwalten.
Gastzugang anlegen
E-Mail, Name, Startpasswort (der Knopf Erzeugen schlägt eines vor), Rolle und
Gültigkeit. Das Kästchen ohne Ablauf macht daraus einen Dauerzugang; das Feld
für die Tage verschwindet dann. Nach dem Anlegen gehen die Zugangsdaten automatisch per Mail raus.
In der Liste sehen Sie Zustand, letzte Anmeldung und die Zahl der eingereichten
Belege.
Sperren setzt den Zugang still, das × löscht ihn endgültig –
offene Sitzungen enden sofort, die
eingereichten Belege bleiben erhalten.
15. Wenn etwas nicht stimmt
| Meldung | Bedeutung und Abhilfe |
|---|---|
| Einlieferung von außen | Mail kam von außerhalb der dexa group; liefert der Absender regelmäßig, in den Einstellungen |
| Quittung überfällig | übermittelt, aber seit über 15 Minuten ohne |
| Verarbeitung fehlgeschlagen | Beleg erneut einreichen; bleibt es dabei, den Verlauf ansehen |
| Kein Text erkannt | Foto zu unscharf oder zu dunkel – neu aufnehmen |
Falsche Kategorie oder falsches Konto einfach ändern – jede Korrektur verbessert die Vorschläge. Beleg verschwunden? Erst im Papierkorb nachsehen.
16. Gut zu wissen
- Nichts geht verloren. Jeder Schritt steht im Verlauf, mit Zeitpunkt und Person. Der Verlauf lässt sich nicht ändern.
- Doppelt eingereicht ist kein Problem – echte Dubletten werden erkannt.
- Die Ansicht ist immer aktuell. Änderungen erscheinen binnen
Sekunden, auch wenn jemand anderes sie macht.Sekunden. - Belegnummern entstehen erst bei der Freigabe.
Vorher steht dort eine Ersatznummer. - Ihre Entscheidung gewinnt. Was ein Mensch setzt, überschreibt keine Automatik.
Fragen
Bei Problemen mit einem Beleg wenden Sie sich an die Verwaltung der dexa group.
Dexa Solutions GmbH · Möhnestraße 2 · 59519 Möhnesee