DX-BELEGE – Anleitung

DX-BELEGE ist die Belegverarbeitung der dexa group. Rechnungen und Quittungen kommen hier an, werden aufbereitet, einer Kategorie und einem Sachkonto zugeordnet und an die Steuerkanzlei übermittelt.

Adresse: https://belege.dexa.gmbh

DX-BELEGE bucht nicht. Es liefert Belege und Vorschläge. Die Buchung tätigt die Steuerkanzlei. Kein Vorschlag im System ist eine Buchung, und kein Fehler hier landet automatisch in der Buchhaltung.

1. Anmelden

Mitarbeiter der dexa group

Auf Mit SSO anmelden klicken und das Microsoft-Konto verwenden. Mehr ist nicht nötig. Welche Bereiche Sie sehen, ergibt sich aus Ihrer Gruppe:

Rolle	Darf
Benutzer	Belege einreichen, eigene Belege sehen
Verwaltung	zusätzlich alle Belege sehen, zuordnen, an DATEV senden, auswerten, suchen
Admin	zusätzlich löschen, Einstellungen, Gastzugänge

Externe (Gastzugang)

Sie bekommen zwei Nachrichten von DX-BELEGE:

„Ihr Zugang zu DX-BELEGE" – enthält Adresse, Benutzernamen und Passwort.
Nach der Eingabe von Benutzername und Passwort kommt „DX-BELEGE – Anmeldelink". Darin ein Knopf; auf der Seite, die sich öffnet, noch einmal Jetzt anmelden klicken. Erst dann sind Sie angemeldet.

Der Link gilt eine Stunde und nur einmal. Ist er abgelaufen, melden Sie sich erneut an – es kommt automatisch ein neuer. Sie können die Mail auf einem anderen Gerät öffnen als dem, an dem Sie sich anmelden.

Das Startpasswort bleibt gültig, bis Sie es selbst ändern. Gäste sehen ausschließlich ihre eigenen Einreichungen.

Passwort ändern

Oben rechts auf Ihren Namen, dann Passwort. Mindestens zwölf Zeichen. Für Mitarbeiter mit Microsoft-Anmeldung entfällt das – dort gilt das Kennwort des Microsoft-Kontos.

Kopfzeile

Ganz oben stehen von links nach rechts: das dexa-Zeichen, der Name des Systems, der Verweis Hilfe (öffnet diese Anleitung), der Schalter ◐ für helle oder dunkle Ansicht, Ihr Name mit Rolle und Abmelden. Die Helligkeit wird gespeichert und gilt beim nächsten Besuch weiter.

Auf dem Telefon ist die Kopfzeile schmaler: dexa-Zeichen links, Ihr Name und Abmelden rechts. Der Helligkeitsschalter entfällt dort.

2. Belege einreichen

Vier Wege, alle gleichwertig. Der Beleg landet immer im selben Ablauf.

Per Mail

Die Rechnung an belege@dexa.gmbh weiterleiten.

Die Rechnung muss als Anhang dabei sein – ein Download-Link im Mailtext reicht nicht, das System lädt nichts nach.
Erlaubt sind PDF, JPG, PNG und TIFF.
Mehrere Anhänge in einer Mail ergeben mehrere Belege.
Bilder aus Mailsignaturen (Logos, Symbole) werden erkannt und ignoriert.
Mails von Absendern außerhalb der dexa group landen zur Sicherheit im Reiter Fehler und müssen freigegeben werden.

Hochladen am Rechner

Reiter Hochladen – oben rechts als roter Knopf, sichtbar im Eingang. Datei auswählen oder auf die Seite ziehen. Mehrere Seiten werden zu einem Beleg zusammengefasst; einzelne Seiten lassen sich vor dem Senden mit dem × entfernen. Nach dem Senden erscheint eine Bestätigung mit Weiteren Beleg hochladen.

Mit dem Handy

Auf dem Telefon startet DX-BELEGE immer auf der Einreichseite – gleich welche Rolle Sie haben. Der Knopf Beleg fotografieren öffnet die Kamera. Nach der ersten Aufnahme heißt er Weitere Seite fotografieren – so scannen Sie mehrseitige Belege; sie werden zu einem PDF zusammengefasst. Erst Senden übermittelt.

Fotos werden dabei automatisch zugeschnitten, entzerrt und aufgehellt – Sie müssen den Beleg nur vollständig ins Bild bekommen.

Automatisch über Schnittstellen

Einige Anbieter liefern direkt, ohne dass jemand etwas tut – unter anderem Amazon Business, Telekom, American Express, Microsoft, Vodafone, FLYERALARM, WirmachenDruck und Remondis. Diese Belege tragen die Marke API-Extern und bringen häufig zusätzliche Daten mit.

Microsoft-Rechnungen holt DX-BELEGE seit dem 28.08.2026 selbst bei Microsoft ab, stündlich, samt PDF. Diese Belege tragen die Marke API-Extern mit dem Anbieternamen.

Kategorie beim Einreichen

Im Auswahlfeld können Sie eine Kategorie vorgeben – müssen es aber nicht. Ohne Angabe schlägt das System selbst eine vor.

3. Was mit dem Beleg passiert

Prüfung auf Dateityp und Schadsoftware
Aufbereitung – Entzerren, Kontrast, Umwandlung in PDF
Texterkennung – der Belegtext wird lesbar gemacht
Belegdaten auslesen – Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Netto, USt, Brutto und die gelieferten Artikel
Dublettenprüfung – ist derselbe Beleg schon da?
Kategorie – auf Grundlage der ausgelesenen Daten
Sachkonto – startet automatisch, sobald die Kategorie steht
Übermittlung an DATEV, sobald ein Mensch freigegeben hat
Bestätigung durch DATEV – der Beleg wandert ins Archiv

Die Reihenfolge ist bewusst so: Erst werden die Daten gelesen, dann wird zugeordnet. Eine Kategorie ohne Kenntnis von Lieferant und Leistung wäre geraten.

Schritt 1 bis 3 dauert Sekunden, das Auslesen und die Zuordnung je etwa eine halbe Minute. Solange gelesen wird, dreht sich in den betroffenen Spalten ein Zeichen. Die Ansicht aktualisiert sich von selbst – Neuladen ist nie nötig.

4. Die Reiter

Reiter	Inhalt
Eingang	angekommen, noch keiner Kategorie zugeordnet
Zugeordnet	Kategorie steht, Übermittlung ausstehend
Fehler	Störungen, Dubletten, Einlieferungen von außen, überfällige Bestätigungen
Archiv	von DATEV bestätigt – erledigt
Papierkorb	gelöscht, bleibt 30 Tage
KI-Suche	Suche in eigenen Worten und Abgleich offener Posten
Analyse	Zahlen zum Belegaufkommen
Meine Belege	nur eigene Einreichungen
Hochladen	roter Knopf rechts, im Eingang

Die Zahl neben dem Reiternamen zeigt, wie viele Belege dort liegen; sie erscheint nur, wenn dort etwas liegt. Beim Reiter Fehler wird sie rot.

5. Suchen und filtern

Über jeder Liste sitzt der Filterbereich.

Kategorie-Chips – nach Gesellschaft gruppiert. Ein Klick schaltet eine Kategorie zu, mehrere lassen sich kombinieren. Aktive Chips sind rot.

Suchfeld – durchsucht Lieferant, Rechnungsnummer, Belegnummer und den erkannten Text des aktuellen Reiters. Sie tippen, die Liste folgt.

Weitere Filter (aufklappbar, der Zustand bleibt gemerkt):

Filter	Wirkung
Belegdatum von/bis	Zeitraum eingrenzen
Zeitraum	Heute, letzte 7 Tage, Monat, Vormonat, Quartal, Vorquartal, Jahr
Betrag ab/bis	Bruttobetrag eingrenzen
Firma	Dexa Solutions oder Dexa Systems
Kanal	Mail, API-Extern, Foto, Datei
Zuordnung	KI-Automatik, Manuell, Regel

Gesetzte Filter sind rot umrandet. zurücksetzen räumt alles ab.

Sortieren – Klick auf eine Spaltenüberschrift, erneuter Klick dreht die Richtung. Vorgabe ist die neueste Belegnummer oben.

Nachladen – lange Listen laden beim Scrollen automatisch weiter.

6. Die Belegliste

Spalte	Bedeutung
Kästchen	Auswahl für Stapelaktionen; das Kästchen in der Kopfzeile wählt alle
Vorschau	erste Seite; Klick öffnet den Beleg groß
Beleg	Belegnummer
Lieferant	wer die Rechnung gestellt hat
Artikel	was geliefert wurde, gekürzt nach zwei Zeilen
Datum, Bruttobetrag, Firma, Kategorie	ausgelesene Werte
Zuordnung	woher die Kategorie stammt
Aktion	je nach Reiter

Solange das System die Daten liest, dreht sich in Lieferant, Artikel, Bruttobetrag, Firma und Zuordnung ein Zeichen; beim Lieferanten steht dabei Daten werden gelesen.

Marken in der Spalte Zuordnung

KI · 95 % – automatisch zugeordnet, Zahl ist die Sicherheit. Grün ab 90 %, gelb ab 70 %, orange ab 50 %, darunter rot.
Vorschlag · 68 % – die KI hat etwas ermittelt, aber nicht gesetzt.
Regel – eine hinterlegte Regel hat gegriffen.
Manuell – ein Mensch hat entschieden.
KI liest mit drehendem Zeichen – die Prüfung läuft gerade.
offen – noch nichts ermittelt.

Mehrere Belege auf einmal – Zeilen ankreuzen, dann erscheint unten eine Leiste. Im Reiter Zugeordnet stehen dort drei Aktionen: An DATEV, Zuordnung entfernen und In den Papierkorb. Im Papierkorb: Endgültig löschen. Beim Versand wird zwischen den Belegen bewusst kurz gewartet.

Auf dem Handy wird die Tabelle zu Karten mit Bild, Lieferant, Betrag und Zustand.

7. Einen Beleg bearbeiten

Ein Klick auf die Zeile klappt den Beleg auf, ein weiterer schließt ihn. Die aufgeklappte Ansicht bleibt offen; die Liste hält währenddessen still.

Vorschau

Links das Belegbild. Klick vergrößert. Darunter zwei gleich gestaltete Knöpfe: Ansehen öffnet die aufbereitete Fassung, Original die Rohaufnahme, wie sie die Kamera geliefert hat. Original erscheint nur, wenn es eine gibt.

Werte

Belegnummer als rote Marke, Betrag, Lieferant, Rechnungsnummer, Belegdatum, Netto und USt. Felder mit gepunkteter Unterlinie lassen sich per Klick kopieren.

Steht bei einem Betrag nichts, war er nicht sicher erkennbar. Das ist Absicht: Jede Zahl muss wörtlich im Beleg stehen und die Rechenprobe bestehen, sonst wird sie verworfen. Eine Lücke ist besser als eine falsche Zahl.

Zuordnung

Auswahlfeld für die Kategorie. Ihre Wahl gilt immer und überstimmt jeden Vorschlag. Zuordnung entfernen schickt den Beleg zurück in den Eingang.

KI-Zuordnung

Zeigt, was die KI ermittelt hat, mit Sicherheit und Begründung.

✓ bestätigt den Vorschlag, setzt die Kategorie und merkt sich den Fall.
✕ verwirft ihn und merkt sich, dass er nicht passt.

Im Feld darunter können Sie einen Hinweis schreiben. Der wirkt zweifach: Beim erneuten Prüfen liest die KI ihn mit Vorrang, und beim Bestätigen wird daraus eine gelernte Regel, die ab dem nächsten Beleg gilt.

„Kassenzettel ohne Firmennamen als Empfänger gehören zu Dexa Solutions." – ab sofort eine Regel, sichtbar in den Einstellungen.

Erneut prüfen lässt die KI noch einmal laufen. Das Ergebnis wird nicht automatisch gesetzt – es wartet auf Ihr ✓ oder ✕. Während der Prüfung verschwindet das Formular und es läuft ein Zeichen.

DATEV

Zeigt den Übermittlungsstand – freigegeben, gesendet oder bestätigt – mit Zeitpunkten und der Zieladresse. An DATEV übermittelt den Beleg.

Buchungsvorschlag

Das vorgeschlagene Sachkonto mit Nummer und Bezeichnung, dazu die Herkunft. Mit ✓ bestätigen Sie; das System lernt daraus.

Darunter erscheinen Hinweise, wenn etwas nicht zusammenpasst: Netto plus USt ergibt nicht Brutto, ungewöhnlicher Steuersatz, Bewirtung ohne erkennbaren Anlass, größerer Betrag auf einem Sofortabschreibungskonto.

Verlauf

Jeder Schritt mit Zeitpunkt und Person, links untereinander, rechts das Ereignis. Als Handelnde erscheinen KI, System oder ein Klarname. Nichts wird gelöscht.

Fehler

Erscheint nur bei Störungen: was passiert ist, wie es zu beheben ist, und bei Dubletten ein Verweis auf den ursprünglichen Beleg.

8. Kategorien

Acht Stück, vier Kennzeichen: Gesellschaft, Bereich, Eingang oder Ausgang.

Kürzel	Bedeutung
DXO SFH – Re.-Eingang	Solutions, Produktlinie Safe Fire House
DXO EWS – Re.-Eingang	Solutions, Einbruchwarnsystem
DXO Entwicklung – Re.-Eingang	Solutions, Entwicklung und Labor
DXO Allgemein – Re.-Eingang	Solutions, Verwaltung und interne Betriebsmittel
DXO Re.-Ausgang	Solutions, gestellte Rechnungen
DXY Allgemein – Re.-Eingang	Systems, Verwaltung
DXY Data Broker – Re.-Eingang	Systems, BOS Data Broker (nur manuell)
DXY Re.-Ausgang	Systems, gestellte Rechnungen

Jede Kategorie hat eine eigene Upload-Adresse bei DATEV. Ohne hinterlegte Adresse ist An DATEV gesperrt.

Grundsätze: Der Rechnungsempfänger entscheidet über die Gesellschaft. Interne Betriebsmittel gehören immer in Allgemein, nie in eine Produktlinie. Lässt sich etwas nicht belegen, bleibt es offen.

9. Sachkonto

Die KI wählt aus dem Kontenrahmen SKR03. Sie stützt sich dabei auf zweierlei:

Regeln in Worten, die Sie in den Einstellungen formulieren – etwa „Fahrzeugkosten des Firmenwagens gehören auf 4530, unabhängig vom Lieferanten". Sie gelten sofort.
Bestätigte Fälle – jedes ✓ macht die nächsten Vorschläge besser.

Feste Zuordnungen nach Lieferant gibt es nicht: Derselbe Anbieter liefert Bauteile, Bürobedarf und Dienstleistungen, die auf verschiedene Konten gehören. Ein Konto erfinden kann die KI nicht – sie wählt aus einer geschlossenen Liste.

Ein von Hand gesetztes Konto wird nie überschrieben.

10. Papierkorb

In den Papierkorb legt einen Beleg beiseite; er bleibt 30 Tage und wird dann restlos entfernt. Im Reiter Papierkorb stehen Wiederherstellen und – nur für Admins – Endgültig löschen, das Datei und Verlauf unwiderruflich entfernt.

11. KI-Suche

Zwei Modi, oben umschaltbar.

Freitext

Beschreiben Sie den Beleg in eigenen Worten: „Werkzeug von Amazon im August für Solutions" oder „Telekom über 200 Euro letztes Quartal". Das System zeigt zuerst, wie es die Frage verstanden hat, darunter die Treffer. Die letzte Suche bleibt beim Reiterwechsel stehen und wird nicht neu berechnet; Neue Suche setzt zurück.

OPOS-Abgleich

Beantwortet die Frage der Kanzlei: „Wo bleibt dieser Beleg?"

Einlesen – die Offene-Posten-Liste aus DATEV auswählen, Gesellschaft wählen, Abgleichen.

Ergebnis	Bedeutung
gefunden	Beleg liegt hier und ist an DATEV übermittelt
Nicht in DATEV	Beleg liegt hier, wurde aber noch nicht übermittelt
Vorschlag	wahrscheinliche Zuordnung, bitte bestätigen
nicht gefunden	dieser Beleg ist nie durch DX-BELEGE gelaufen

Erneut abgleichen vergleicht Rechnungsnummern und Beträge, sofort und ohne KI. Mit KI ermitteln nimmt sich nur die übrigen Zeilen vor und liefert Vorschläge, nie einen Nachweis.

Von Hand zuordnen – bei „nicht gefunden" die Belegnummer eintragen und zuordnen; lösen hebt eine Zuordnung wieder auf.

Nachweispaket – ZIP mit einer Excel-Mappe und den zugehörigen Belegen als PDF.

Eine Rechnung kann in mehrere Posten aufgeteilt sein – das System rechnet sie zusammen und findet den Beleg trotzdem.

12. Analyse

Kennzahlen zum Belegaufkommen: Gesamtzahl und Summe, Belege dieses Monats, noch nicht zugeordnete, von DATEV bestätigte mit Quote, Störungen. Dazu der Verlauf der letzten zwölf Monate, die Verteilung auf Kategorien und Einlieferungswege, die häufigsten Lieferanten, Zahlen zur Trefferquote der KI sowie die Aufstellung Belege je Sachkonto.

13. Buchungsstapel für DATEV

Im Archiv, Knopf Buchungsstapel für DATEV – aufklappbar. Er zeigt, wie viele Belege enthalten sind, wie viele wegen fehlender Angaben draußen bleiben und bei wie vielen das Kreditorenkonto fehlt. Der Knopf Buchungsstapel herunterladen erzeugt die Datei.

Die Datei ist ein Buchungsstapel im DATEV-Format, den die Kanzlei einliest. Es wird nichts gesendet und nichts gebucht.

14. Einstellungen (Admins)

Fünf Bereiche:

DATEV – je Kategorie die Upload-Adresse aus DATEV Unternehmen online.

KI / Regeln – Vorrangregeln (schlagen alles, kleinere Zahl heißt wichtiger), gelernte Beispiele und gelernte Fehlgriffe aus Ihren Bestätigungen und Korrekturen, gelernte Regeln aus Ihren Hinweisen, sowie die Kategoriedefinitionen. Einzelne gelernte Fälle lassen sich mit dem × verwerfen.

Sachkonten – drei Blöcke: kurze Erläuterung, Regeln in Worten und die gelernten Fälle. Fälle aus der Historie der Kanzlei tragen die Marke aus Historie.

Schnittstellen – Übersicht, woher Belege automatisch kommen: Name, Art (API-Extern, Mail, Eigene API), Anzahl gelieferter Belege und Bemerkung.

Benutzer – Gastzugänge anlegen und verwalten.

Gastzugang anlegen

E-Mail, Name, Startpasswort (der Knopf Erzeugen schlägt eines vor), Rolle und Gültigkeit. Nach dem Anlegen gehen die Zugangsdaten automatisch per Mail raus. Sperren setzt den Zugang still, das × löscht ihn endgültig – die eingereichten Belege bleiben erhalten.

15. Wenn etwas nicht stimmt

Meldung	Bedeutung und Abhilfe
Dublette	derselbe Beleg liegt bereits vor – gleiche Datei, gleiche Rechnungsnummer desselben Lieferanten oder gleicher Lieferant, gleiches Datum, gleicher Betrag
Einlieferung von außen	Mail kam von außerhalb der dexa group; liefert der Absender regelmäßig, in den Einstellungen eintragen
Quittung überfällig	übermittelt, aber seit über 15 Minuten ohne Bestätigung
Verarbeitung fehlgeschlagen	Beleg erneut einreichen; bleibt es dabei, den Verlauf ansehen
Kein Text erkannt	Foto zu unscharf oder zu dunkel – neu aufnehmen
Betrag nicht sicher erkannt	die genannten Zahlen standen nicht so im Beleg und wurden verworfen – Betrag von Hand nachtragen

Falsche Kategorie oder falsches Konto einfach ändern – jede Korrektur verbessert die Vorschläge. Beleg verschwunden? Erst im Papierkorb nachsehen.

16. Gut zu wissen

Nichts geht verloren. Jeder Schritt steht im Verlauf, mit Zeitpunkt und Person. Der Verlauf lässt sich nicht ändern.
Doppelt eingereicht ist kein Problem – echte Dubletten werden erkannt.
Die Ansicht ist immer aktuell. Änderungen erscheinen binnen Sekunden.
Belegnummern entstehen erst bei der Freigabe.
Ihre Entscheidung gewinnt. Was ein Mensch setzt, überschreibt keine Automatik.
Auf dem Telefon ist Einreichen die Startseite – für jede Rolle.

Fragen

Bei Problemen mit einem Beleg wenden Sie sich an die Verwaltung der dexa group.

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