DX-BELEGE bucht nicht. Es liefert Belege und Vorschläge. Die Buchung tätigt die Steuerkanzlei. Kein Vorschlag im System ist eine Buchung, und kein Fehler hier landet automatisch in der Buchhaltung.
--- ## 1. Anmelden ### Mitarbeiter der dexa group Auf *Mit SSO anmelden* klicken und das Microsoft-Konto verwenden. Mehr ist nicht nötig. Welche Bereiche Sie sehen, ergibt sich aus Ihrer Gruppe: | Rolle | Darf | |---|---| | Benutzer | Belege einreichen, eigene Belege sehen | | Verwaltung | zusätzlich alle Belege sehen, zuordnen, an DATEV senden, auswerten, suchen | | Admin | zusätzlich löschen, Einstellungen, Gastzugänge | ### Externe (Gastzugang) Sie bekommen **zwei** Nachrichten von DX-BELEGE: 1. **„Ihr Zugang zu DX-BELEGE"** – enthält Adresse, Benutzernamen und Passwort. 2. Nach der Eingabe von Benutzername und Passwort kommt **„DX-BELEGE – Anmeldelink"**. Darin ein Knopf; auf der Seite, die sich öffnet, noch einmal **Jetzt anmelden** klicken. Erst dann sind Sie angemeldet. Der Link gilt **eine Stunde** und nur einmal. Ist er abgelaufen, melden Sie sich erneut an – es kommt automatisch ein neuer. Sie können die Mail auf einem anderen Gerät öffnen als dem, an dem Sie sich anmelden. Das Startpasswort bleibt gültig, bis Sie es selbst ändern. Gäste sehen ausschließlich ihre **eigenen** Einreichungen. ### Passwort ändern Oben rechts auf Ihren Namen, dann *Passwort*. Mindestens zwölf Zeichen. Für Mitarbeiter mit Microsoft-Anmeldung entfällt das – dort gilt das Kennwort des Microsoft-Kontos. ### Kopfzeile Ganz oben stehen von links nach rechts: das dexa-Zeichen, der Name des Systems, der Verweis **Hilfe** (öffnet diese Anleitung), der Schalter **◐** für helle oder dunkle Ansicht, Ihr Name mit Rolle und **Abmelden**. Die Helligkeit wird gespeichert und gilt beim nächsten Besuch weiter. Auf dem Telefon ist die Kopfzeile schmaler: dexa-Zeichen links, Ihr Name und **Abmelden** rechts. Der Helligkeitsschalter entfällt dort. --- ## 2. Belege einreichen Vier Wege, alle gleichwertig. Der Beleg landet immer im selben Ablauf. ### Per Mail Die Rechnung an **belege@dexa.gmbh** weiterleiten. * Die Rechnung muss als **Anhang** dabei sein – ein Download-Link im Mailtext reicht nicht, das System lädt nichts nach. * Erlaubt sind PDF, JPG, PNG und TIFF. * Mehrere Anhänge in einer Mail ergeben mehrere Belege. * Bilder aus Mailsignaturen (Logos, Symbole) werden erkannt und ignoriert. * Mails von Absendern außerhalb der dexa group landen zur Sicherheit im Reiter *Fehler* und müssen freigegeben werden. ### Hochladen am Rechner Reiter **Hochladen** – oben rechts als roter Knopf, sichtbar im Eingang. Datei auswählen oder auf die Seite ziehen. Mehrere Seiten werden zu **einem** Beleg zusammengefasst; einzelne Seiten lassen sich vor dem Senden mit dem × entfernen. Nach dem Senden erscheint eine Bestätigung mit **Weiteren Beleg hochladen**. ### Mit dem Handy Auf dem Telefon startet DX-BELEGE **immer** auf der Einreichseite – gleich welche Rolle Sie haben. Der Knopf **Beleg fotografieren** öffnet die Kamera. Nach der ersten Aufnahme heißt er *Weitere Seite fotografieren* – so scannen Sie mehrseitige Belege; sie werden zu einem PDF zusammengefasst. Erst **Senden** übermittelt. Fotos werden dabei automatisch zugeschnitten, entzerrt und aufgehellt – Sie müssen den Beleg nur vollständig ins Bild bekommen. ### Automatisch über Schnittstellen Einige Anbieter liefern direkt, ohne dass jemand etwas tut – unter anderem Amazon Business, Telekom, American Express, Microsoft, Vodafone, FLYERALARM, WirmachenDruck und Remondis. Diese Belege tragen die Marke **API-Extern** und bringen häufig zusätzliche Daten mit. Microsoft-Rechnungen holt DX-BELEGE seit dem 28.08.2026 **selbst** bei Microsoft ab, stündlich, samt PDF. Diese Belege tragen die Marke **API-Extern** mit dem Anbieternamen. ### Kategorie beim Einreichen Im Auswahlfeld können Sie eine Kategorie vorgeben – müssen es aber nicht. Ohne Angabe schlägt das System selbst eine vor. --- ## 3. Was mit dem Beleg passiert 1. **Prüfung** auf Dateityp und Schadsoftware 2. **Aufbereitung** – Entzerren, Kontrast, Umwandlung in PDF 3. **Texterkennung** – der Belegtext wird lesbar gemacht 4. **Belegdaten auslesen** – Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Netto, USt, Brutto und die **gelieferten Artikel** 5. **Dublettenprüfung** – ist derselbe Beleg schon da? 6. **Kategorie** – auf Grundlage der ausgelesenen Daten 7. **Sachkonto** – startet automatisch, sobald die Kategorie steht 8. **Übermittlung** an DATEV, sobald ein Mensch freigegeben hat 9. **Bestätigung** durch DATEV – der Beleg wandert ins Archiv Die Reihenfolge ist bewusst so: **Erst werden die Daten gelesen, dann wird zugeordnet.** Eine Kategorie ohne Kenntnis von Lieferant und Leistung wäre geraten. Schritt 1 bis 3 dauert Sekunden, das Auslesen und die Zuordnung je etwa eine halbe Minute. Solange gelesen wird, dreht sich in den betroffenen Spalten ein Zeichen. **Die Ansicht aktualisiert sich von selbst** – Neuladen ist nie nötig. --- ## 4. Die Reiter | Reiter | Inhalt | |---|---| | **Eingang** | angekommen, noch keiner Kategorie zugeordnet | | **Zugeordnet** | Kategorie steht, Übermittlung ausstehend | | **Fehler** | Störungen, Dubletten, Einlieferungen von außen, überfällige Bestätigungen | | **Archiv** | von DATEV bestätigt – erledigt | | **Papierkorb** | gelöscht, bleibt 30 Tage | | **KI-Suche** | Suche in eigenen Worten und Abgleich offener Posten | | **Analyse** | Zahlen zum Belegaufkommen | | **Meine Belege** | nur eigene Einreichungen | | **Hochladen** | roter Knopf rechts, im Eingang | Die Zahl neben dem Reiternamen zeigt, wie viele Belege dort liegen; sie erscheint nur, wenn dort etwas liegt. Beim Reiter *Fehler* wird sie rot. --- ## 5. Suchen und filtern Über jeder Liste sitzt der Filterbereich. **Kategorie-Chips** – nach Gesellschaft gruppiert. Ein Klick schaltet eine Kategorie zu, mehrere lassen sich kombinieren. Aktive Chips sind rot. **Suchfeld** – durchsucht Lieferant, Rechnungsnummer, Belegnummer und den erkannten Text des aktuellen Reiters. Sie tippen, die Liste folgt. **Weitere Filter** (aufklappbar, der Zustand bleibt gemerkt): | Filter | Wirkung | |---|---| | Belegdatum von/bis | Zeitraum eingrenzen | | Zeitraum | Heute, letzte 7 Tage, Monat, Vormonat, Quartal, Vorquartal, Jahr | | Betrag ab/bis | Bruttobetrag eingrenzen | | Firma | Dexa Solutions oder Dexa Systems | | Kanal | Mail, API-Extern, Foto, Datei | | Zuordnung | KI-Automatik, Manuell, Regel | Gesetzte Filter sind rot umrandet. *zurücksetzen* räumt alles ab. **Sortieren** – Klick auf eine Spaltenüberschrift, erneuter Klick dreht die Richtung. Vorgabe ist die neueste Belegnummer oben. **Nachladen** – lange Listen laden beim Scrollen automatisch weiter. --- ## 6. Die Belegliste | Spalte | Bedeutung | |---|---| | Kästchen | Auswahl für Stapelaktionen; das Kästchen in der Kopfzeile wählt alle | | Vorschau | erste Seite; Klick öffnet den Beleg groß | | Beleg | Belegnummer | | Lieferant | wer die Rechnung gestellt hat | | Artikel | was geliefert wurde, gekürzt nach zwei Zeilen | | Datum, Bruttobetrag, Firma, Kategorie | ausgelesene Werte | | Zuordnung | woher die Kategorie stammt | | Aktion | je nach Reiter | Solange das System die Daten liest, dreht sich in Lieferant, Artikel, Bruttobetrag, Firma und Zuordnung ein Zeichen; beim Lieferanten steht dabei **Daten werden gelesen**. **Marken in der Spalte Zuordnung** * **KI · 95 %** – automatisch zugeordnet, Zahl ist die Sicherheit. Grün ab 90 %, gelb ab 70 %, orange ab 50 %, darunter rot. * **Vorschlag · 68 %** – die KI hat etwas ermittelt, aber nicht gesetzt. * **Regel** – eine hinterlegte Regel hat gegriffen. * **Manuell** – ein Mensch hat entschieden. * **KI liest** mit drehendem Zeichen – die Prüfung läuft gerade. * **offen** – noch nichts ermittelt. **Mehrere Belege auf einmal** – Zeilen ankreuzen, dann erscheint unten eine Leiste. Im Reiter *Zugeordnet* stehen dort drei Aktionen: *An DATEV*, *Zuordnung entfernen* und *In den Papierkorb*. Im Papierkorb: *Endgültig löschen*. Beim Versand wird zwischen den Belegen bewusst kurz gewartet. Auf dem Handy wird die Tabelle zu Karten mit Bild, Lieferant, Betrag und Zustand. --- ## 7. Einen Beleg bearbeiten Ein Klick auf die Zeile klappt den Beleg auf, ein weiterer schließt ihn. Die aufgeklappte Ansicht bleibt offen; die Liste hält währenddessen still. ### Vorschau Links das Belegbild. Klick vergrößert. Darunter zwei gleich gestaltete Knöpfe: *Ansehen* öffnet die aufbereitete Fassung, *Original* die Rohaufnahme, wie sie die Kamera geliefert hat. *Original* erscheint nur, wenn es eine gibt. ### Werte Belegnummer als rote Marke, Betrag, Lieferant, Rechnungsnummer, Belegdatum, Netto und USt. Felder mit gepunkteter Unterlinie lassen sich per Klick kopieren. Steht bei einem Betrag nichts, war er nicht sicher erkennbar. Das ist Absicht: Jede Zahl muss wörtlich im Beleg stehen und die Rechenprobe bestehen, sonst wird sie verworfen. **Eine Lücke ist besser als eine falsche Zahl.** ### Zuordnung Auswahlfeld für die Kategorie. **Ihre Wahl gilt immer** und überstimmt jeden Vorschlag. *Zuordnung entfernen* schickt den Beleg zurück in den Eingang. ### KI-Zuordnung Zeigt, was die KI ermittelt hat, mit Sicherheit und Begründung. * **✓** bestätigt den Vorschlag, setzt die Kategorie und merkt sich den Fall. * **✕** verwirft ihn und merkt sich, dass er nicht passt. Im Feld darunter können Sie einen **Hinweis** schreiben. Der wirkt zweifach: Beim erneuten Prüfen liest die KI ihn mit Vorrang, und beim Bestätigen wird daraus eine **gelernte Regel**, die ab dem nächsten Beleg gilt.„Kassenzettel ohne Firmennamen als Empfänger gehören zu Dexa Solutions." – ab sofort eine Regel, sichtbar in den Einstellungen.
*Erneut prüfen* lässt die KI noch einmal laufen. **Das Ergebnis wird nicht automatisch gesetzt** – es wartet auf Ihr ✓ oder ✕. Während der Prüfung verschwindet das Formular und es läuft ein Zeichen. ### DATEV Zeigt den Übermittlungsstand – *freigegeben*, *gesendet* oder *bestätigt* – mit Zeitpunkten und der Zieladresse. **An DATEV** übermittelt den Beleg. ### Buchungsvorschlag Das vorgeschlagene Sachkonto mit Nummer und Bezeichnung, dazu die Herkunft. Mit **✓** bestätigen Sie; das System lernt daraus. Darunter erscheinen Hinweise, wenn etwas nicht zusammenpasst: Netto plus USt ergibt nicht Brutto, ungewöhnlicher Steuersatz, Bewirtung ohne erkennbaren Anlass, größerer Betrag auf einem Sofortabschreibungskonto. ### Verlauf Jeder Schritt mit Zeitpunkt und Person, links untereinander, rechts das Ereignis. Als Handelnde erscheinen **KI**, **System** oder ein Klarname. Nichts wird gelöscht. ### Fehler Erscheint nur bei Störungen: was passiert ist, wie es zu beheben ist, und bei Dubletten ein Verweis auf den ursprünglichen Beleg. --- ## 8. Kategorien Acht Stück, vier Kennzeichen: Gesellschaft, Bereich, Eingang oder Ausgang. | Kürzel | Bedeutung | |---|---| | DXO SFH – Re.-Eingang | Solutions, Produktlinie Safe Fire House | | DXO EWS – Re.-Eingang | Solutions, Einbruchwarnsystem | | DXO Entwicklung – Re.-Eingang | Solutions, Entwicklung und Labor | | DXO Allgemein – Re.-Eingang | Solutions, Verwaltung und interne Betriebsmittel | | DXO Re.-Ausgang | Solutions, gestellte Rechnungen | | DXY Allgemein – Re.-Eingang | Systems, Verwaltung | | DXY Data Broker – Re.-Eingang | Systems, BOS Data Broker (**nur manuell**) | | DXY Re.-Ausgang | Systems, gestellte Rechnungen | Jede Kategorie hat eine eigene Upload-Adresse bei DATEV. Ohne hinterlegte Adresse ist *An DATEV* gesperrt. Grundsätze: Der Rechnungsempfänger entscheidet über die Gesellschaft. Interne Betriebsmittel gehören immer in *Allgemein*, nie in eine Produktlinie. Lässt sich etwas nicht belegen, bleibt es offen. --- ## 9. Sachkonto Die KI wählt aus dem Kontenrahmen SKR03. Sie stützt sich dabei auf zweierlei: * **Regeln in Worten**, die Sie in den Einstellungen formulieren – etwa „Fahrzeugkosten des Firmenwagens gehören auf 4530, unabhängig vom Lieferanten". Sie gelten sofort. * **Bestätigte Fälle** – jedes ✓ macht die nächsten Vorschläge besser. Feste Zuordnungen nach Lieferant gibt es **nicht**: Derselbe Anbieter liefert Bauteile, Bürobedarf und Dienstleistungen, die auf verschiedene Konten gehören. Ein Konto erfinden kann die KI nicht – sie wählt aus einer geschlossenen Liste. Ein von Hand gesetztes Konto wird nie überschrieben. --- ## 10. Papierkorb *In den Papierkorb* legt einen Beleg beiseite; er bleibt **30 Tage** und wird dann restlos entfernt. Im Reiter *Papierkorb* stehen *Wiederherstellen* und – nur für Admins – *Endgültig löschen*, das Datei und Verlauf unwiderruflich entfernt. --- ## 11. KI-Suche Zwei Modi, oben umschaltbar. ### Freitext Beschreiben Sie den Beleg in eigenen Worten: „Werkzeug von Amazon im August für Solutions" oder „Telekom über 200 Euro letztes Quartal". Das System zeigt zuerst, **wie es die Frage verstanden hat**, darunter die Treffer. Die letzte Suche bleibt beim Reiterwechsel stehen und wird nicht neu berechnet; *Neue Suche* setzt zurück. ### OPOS-Abgleich Beantwortet die Frage der Kanzlei: „Wo bleibt dieser Beleg?" **Einlesen** – die Offene-Posten-Liste aus DATEV auswählen, Gesellschaft wählen, **Abgleichen**. | Ergebnis | Bedeutung | |---|---| | **gefunden** | Beleg liegt hier und ist an DATEV übermittelt | | **Nicht in DATEV** | Beleg liegt hier, wurde aber noch nicht übermittelt | | **Vorschlag** | wahrscheinliche Zuordnung, bitte bestätigen | | **nicht gefunden** | dieser Beleg ist nie durch DX-BELEGE gelaufen | **Erneut abgleichen** vergleicht Rechnungsnummern und Beträge, sofort und ohne KI. **Mit KI ermitteln** nimmt sich nur die übrigen Zeilen vor und liefert **Vorschläge**, nie einen Nachweis. **Von Hand zuordnen** – bei „nicht gefunden" die Belegnummer eintragen und *zuordnen*; **lösen** hebt eine Zuordnung wieder auf. **Nachweispaket** – ZIP mit einer Excel-Mappe und den zugehörigen Belegen als PDF. Eine Rechnung kann in mehrere Posten aufgeteilt sein – das System rechnet sie zusammen und findet den Beleg trotzdem. --- ## 12. Analyse Kennzahlen zum Belegaufkommen: Gesamtzahl und Summe, Belege dieses Monats, noch nicht zugeordnete, von DATEV bestätigte mit Quote, Störungen. Dazu der Verlauf der letzten zwölf Monate, die Verteilung auf Kategorien und Einlieferungswege, die häufigsten Lieferanten, Zahlen zur Trefferquote der KI sowie die Aufstellung **Belege je Sachkonto**. --- ## 13. Buchungsstapel für DATEV Im Archiv, Knopf **Buchungsstapel für DATEV** – aufklappbar. Er zeigt, wie viele Belege enthalten sind, wie viele wegen fehlender Angaben draußen bleiben und bei wie vielen das Kreditorenkonto fehlt. Der Knopf **Buchungsstapel herunterladen** erzeugt die Datei. Die Datei ist ein Buchungsstapel im DATEV-Format, den die Kanzlei einliest. Es wird nichts gesendet und nichts gebucht. --- ## 14. Einstellungen (Admins) Fünf Bereiche: **DATEV** – je Kategorie die Upload-Adresse aus DATEV Unternehmen online. **KI / Regeln** – Vorrangregeln (schlagen alles, kleinere Zahl heißt wichtiger), **gelernte Beispiele** und **gelernte Fehlgriffe** aus Ihren Bestätigungen und Korrekturen, gelernte Regeln aus Ihren Hinweisen, sowie die Kategoriedefinitionen. Einzelne gelernte Fälle lassen sich mit dem × verwerfen. **Sachkonten** – drei Blöcke: kurze Erläuterung, **Regeln in Worten** und die **gelernten Fälle**. Fälle aus der Historie der Kanzlei tragen die Marke *aus Historie*. **Schnittstellen** – Übersicht, woher Belege automatisch kommen: Name, Art (API-Extern, Mail, Eigene API), Anzahl gelieferter Belege und Bemerkung. **Benutzer** – Gastzugänge anlegen und verwalten. ### Gastzugang anlegen E-Mail, Name, Startpasswort (der Knopf *Erzeugen* schlägt eines vor), Rolle und Gültigkeit. Nach dem Anlegen gehen die Zugangsdaten automatisch per Mail raus. **Sperren** setzt den Zugang still, das **×** löscht ihn endgültig – die eingereichten Belege bleiben erhalten. --- ## 15. Wenn etwas nicht stimmt | Meldung | Bedeutung und Abhilfe | |---|---| | **Dublette** | derselbe Beleg liegt bereits vor – gleiche Datei, gleiche Rechnungsnummer desselben Lieferanten oder gleicher Lieferant, gleiches Datum, gleicher Betrag | | **Einlieferung von außen** | Mail kam von außerhalb der dexa group; liefert der Absender regelmäßig, in den Einstellungen eintragen | | **Quittung überfällig** | übermittelt, aber seit über 15 Minuten ohne Bestätigung | | **Verarbeitung fehlgeschlagen** | Beleg erneut einreichen; bleibt es dabei, den Verlauf ansehen | | **Kein Text erkannt** | Foto zu unscharf oder zu dunkel – neu aufnehmen | | **Betrag nicht sicher erkannt** | die genannten Zahlen standen nicht so im Beleg und wurden verworfen – Betrag von Hand nachtragen | Falsche Kategorie oder falsches Konto einfach ändern – jede Korrektur verbessert die Vorschläge. Beleg verschwunden? Erst im Papierkorb nachsehen. --- ## 16. Gut zu wissen * **Nichts geht verloren.** Jeder Schritt steht im Verlauf, mit Zeitpunkt und Person. Der Verlauf lässt sich nicht ändern. * **Doppelt eingereicht ist kein Problem** – echte Dubletten werden erkannt. * **Die Ansicht ist immer aktuell.** Änderungen erscheinen binnen Sekunden. * **Belegnummern** entstehen erst bei der Freigabe. * **Ihre Entscheidung gewinnt.** Was ein Mensch setzt, überschreibt keine Automatik. * **Auf dem Telefon** ist Einreichen die Startseite – für jede Rolle. --- ## Fragen Bei Problemen mit einem Beleg wenden Sie sich an die Verwaltung der dexa group. Dexa Solutions GmbH · Möhnestraße 2 · 59519 Möhnesee