DX-BELEGE – Anleitung

DX-BELEGE ist die Belegverarbeitung der dexa group. Rechnungen und Quittungen kommen hier an, werden aufbereitet, einer Kategorie und einem Sachkonto zugeordnet und an die Steuerkanzlei übermittelt.

Adresse: https://belege.dexa.gmbh

~~Wichtig vorweg:~~ DX-BELEGE bucht ~~nicht~~.nicht. Es liefert Belege und Vorschläge. Die Buchung verantwortet die Steuerkanzlei. Kein Vorschlag im System ist eine Buchung, und kein Fehler hier landet automatisch in der Buchhaltung.

1. Anmelden

Mitarbeiter der dexa group

Auf Mit SSO anmelden klicken und das Microsoft-Konto verwenden. Mehr ist nicht nötig. Welche Bereiche Sie sehen, ergibt sich aus Ihrer Gruppe:

Rolle	Darf
Benutzer	Belege einreichen, eigene Belege sehen
Verwaltung	zusätzlich alle Belege sehen, zuordnen, an DATEV senden, auswerten, suchen
Admin	zusätzlich löschen, Einstellungen, Gastzugänge

Externe (Gastzugang)

Sie bekommen zwei Nachrichten von DX-BELEGE:

„Ihr Zugang zu DX-BELEGE" – enthält Adresse, Benutzernamen und Passwort.
Nach der Eingabe von Benutzername und Passwort kommt „DX-BELEGE – Anmeldelink". Darin ein Knopf; auf der Seite, die sich öffnet, noch einmal Jetzt anmelden klicken. Erst dann sind Sie angemeldet.

Der Link gilt eine Stunde und nur einmal. Ist er abgelaufen, melden Sie sich erneut an – es kommt automatisch ein neuer. Sie können die Mail auf einem anderen Gerät öffnen als dem, an dem Sie sich anmelden.

Das Startpasswort bleibt gültig, bis Sie es selbst ändern. Gäste sehen ausschließlich ihre eigenen Einreichungen.

Passwort ändern

Oben rechts auf Ihren Namen, dann Passwort. Mindestens zwölf Zeichen. Für Mitarbeiter mit Microsoft-Anmeldung entfällt das – dort gilt das Kennwort des Microsoft-Kontos.

Kopfzeile

Ganz oben stehen von links nach rechts: das dexa-Zeichen, der Name des Systems, der Verweis Hilfe (öffnet diese Anleitung), der Schalter ◐ für helle oder dunkle Ansicht, Ihr Name mit Rolle und Abmelden. Die Helligkeit wird gespeichert und gilt beim nächsten Besuch weiter.

2. Belege einreichen

Vier Wege, alle gleichwertig. Der Beleg landet immer im selben Ablauf.

Per Mail

Die Rechnung an belege@dexa.gmbh weiterleiten.

Die Rechnung muss als Anhang dabei sein – ein Download-Link im Mailtext reicht nicht, das System lädt nichts nach.
Erlaubt sind PDF, JPG, PNG und TIFF.
Mehrere Anhänge in einer Mail ergeben mehrere Belege.
Bilder aus Mailsignaturen (Logos, Symbole) werden erkannt und ignoriert.
Mails von Absendern außerhalb der dexa group landen zur Sicherheit im Reiter Fehler und müssen freigegeben werden.

Hochladen am Rechner

Reiter Hochladen. Datei auswählen oder einfach auf die Seite ziehen. Mehrere Seiten werden zu einem Beleg zusammengefasst – die Reihenfolge ist die der Auswahl. Vor dem Senden können Sie einzelne Seiten mit dem × wieder entfernen.

Mit dem Handy

Dieselbe Adresse auf dem Telefon öffnen. Der Knopf Beleg fotografieren öffnet die Kamera. Nach der ersten Aufnahme heißt er Weitere Seite fotografieren – so scannen Sie mehrseitige Belege. Erst Senden übermittelt.

Automatisch über Schnittstellen

Einige Anbieter liefern direkt, ohne dass jemand etwas tut – unter anderem Amazon Business, Telekom, American Express, Microsoft, Vodafone, FLYERALARM, WirmachenDruck und Remondis. Diese Belege tragen die Marke API-Extern und bringen häufig zusätzliche Daten mit (Bestellnummer, Besteller, Positionen), die in der Detailansicht unter Vom Dienst geliefert stehen.

Kategorie beim Einreichen

Im Auswahlfeld können Sie eine Kategorie vorgeben – müssen es aber nicht. Ohne Angabe schlägt das System selbst eine vor.

3. Was mit dem Beleg passiert

Prüfung auf Dateityp und Schadsoftware
Aufbereitung – Entzerren, Kontrast, Umwandlung in PDF
Texterkennung – der Belegtext wird lesbar gemacht
Dublettenprüfung – gleicher Beleg schon da?
Auslesen von Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Netto, USt, Brutto
Kategorie – Vorschlag oder automatische Zuordnung
Sachkonto – Buchungsvorschlag für die Kanzlei
Übermittlung an DATEV, sobald ein Mensch freigegeben hat
Bestätigung durch DATEV – der Beleg wandert ins Archiv

Schritt 1 bis 5 dauert Sekunden, die Vorschläge etwa eine halbe Minute. Die Ansicht aktualisiert sich von selbst – Neuladen ist nie nötig, auch nicht, wenn jemand anderes etwas ändert.

4. Die Reiter

Reiter	Inhalt
Eingang	angekommen, noch keiner Kategorie zugeordnet
Zugeordnet	Kategorie steht, Übermittlung ausstehend
Fehler	Störungen, Dubletten, Einlieferungen von außen, überfällige Bestätigungen
Archiv	von DATEV bestätigt – erledigt
Papierkorb	gelöscht, bleibt 30 Tage
KI-Suche	Suche in eigenen Worten und Abgleich offener Posten
Analyse	Zahlen zum Belegaufkommen
Meine Belege	nur eigene Einreichungen
Hochladen	roter Knopf rechts

Die Zahl neben dem Reiternamen zeigt, wie viele Belege dort liegen. Beim Reiter Fehler wird sie rot, sobald etwas ansteht.

5. Suchen und filtern

Über jeder Liste sitzt der Filterbereich.

Kategorie-Chips – nach Gesellschaft gruppiert. Ein Klick schaltet eine Kategorie zu, mehrere lassen sich kombinieren. Aktive Chips sind rot.

Suchfeld – durchsucht Lieferant, Betreff, Rechnungsnummer, Belegnummer und den erkannten Text des aktuellen Reiters. Sie tippen, die Liste folgt.

Weitere Filter (aufklappbar, bleibt geöffnet):

Filter	Wirkung
Belegdatum von/bis	Zeitraum eingrenzen
Zeitraum	Heute, letzte 7 Tage, Monat, Vormonat, Quartal, Vorquartal, Jahr oder Geschäftsjahr
Betrag ab/bis	Bruttobetrag eingrenzen
Firma	Dexa Solutions oder Dexa Systems
Kanal	Mail, API-Extern, Foto, Datei
Zuordnung	KI-Automatik, Manuell, Regel
Eingereicht von	wer den Beleg geliefert hat

Gesetzte Filter sind rot umrandet. zurücksetzen räumt alles ab.

Sortieren – Klick auf eine Spaltenüberschrift, erneuter Klick dreht die Richtung. Ein Pfeil zeigt die aktive Sortierung.

Nachladen – lange Listen laden beim Scrollen automatisch weiter.

6. Die Belegliste

Spalte	Bedeutung
Kästchen	Auswahl für Stapelaktionen; das Kästchen in der Kopfzeile wählt alle
Vorschau	erste Seite; Klick öffnet den Beleg groß
Beleg	Belegnummer und Betreff
Lieferant, Datum, Betrag, Firma, Kategorie	ausgelesene Werte
Zuordnung	woher die Kategorie stammt
Alter	wie lange der Beleg schon da ist
Aktion	je nach Reiter

Marken in der Spalte Zuordnung

KI · 95 % – automatisch zugeordnet, Zahl ist die Sicherheit. Grün ab 90 %, gelb ab 70 %, orange darunter.
Vorschlag · 68 % – die KI hat etwas ermittelt, aber nicht gesetzt.
Regel – eine hinterlegte Regel hat gegriffen.
Manuell – ein Mensch hat entschieden.
KI prüft mit drehendem Zeichen – die Prüfung läuft gerade.
offen – noch nichts ermittelt.

Mehrere Belege auf einmal – Zeilen ankreuzen, dann erscheint unten eine Leiste. Je nach Reiter: An DATEV senden, In den Papierkorb oder Endgültig löschen. Beim Versand wird zwischen den Belegen bewusst kurz gewartet, damit die Kanzlei nicht alles auf einmal bekommt.

Auf dem Handy wird die Tabelle zu Karten mit Bild, Lieferant, Betrag und Zustand.

7. Einen Beleg bearbeiten

Ein Klick auf die Zeile klappt den Beleg auf, ein weiterer schließt ihn. Die aufgeklappte Ansicht bleibt offen, auch wenn sich die Liste im Hintergrund aktualisiert.

Vorschau

Links das Belegbild. Klick vergrößert. Ansehen öffnet die aufbereitete Fassung, Original die Datei, wie sie geliefert wurde.

Werte

Belegnummer, Betrag, Lieferant, Rechnungsnummer, Belegdatum, Netto und USt. Felder mit gepunkteter Unterlinie lassen sich per Klick kopieren.

Steht bei einem Betrag nichts, war er nicht sicher erkennbar. Das ist Absicht: Eine Lücke ist besser als eine falsche Zahl.

Zuordnung

Auswahlfeld für die Kategorie. Ihre Wahl gilt immer und überstimmt jeden Vorschlag. Zuordnung entfernen schickt den Beleg zurück in den Eingang.

KI-Zuordnung

Zeigt, was die KI ermittelt hat, mit Sicherheit und Begründung.

✓ bestätigt den Vorschlag, setzt die Kategorie und merkt sich den Fall.
✕ verwirft ihn und merkt sich, dass er nicht passt.

Im Feld darüber können Sie einen Hinweis schreiben. Der wirkt zweifach: Beim erneuten Prüfen liest die KI ihn mit, und beim Bestätigen wird daraus eine gelernte Regel, die ab dem nächsten Beleg gilt.

Beispiel: „Kassenzettel ohne Firmennamen als Empfänger gehören zu Dexa Solutions." – ab sofort eine Regel, sichtbar in den Einstellungen.

Erneut prüfen lässt die KI noch einmal laufen, mit Ihrem Hinweis.

DATEV

Zeigt den Übermittlungsstand: noch nicht übermittelt, freigegeben, gesendet · Bestätigung steht aus oder bestätigt, dazu Zeitpunkte und Zieladresse. An DATEV übermittelt den Beleg; währenddessen läuft ein Zeichen, danach wandert der Beleg selbstständig in den richtigen Reiter.

Buchungsvorschlag

Das vorgeschlagene Sachkonto mit Nummer (zum Kopieren) und Bezeichnung, dazu die Herkunft – Regel, KI mit Sicherheit oder Manuell. Mit ✓ bestätigen Sie; das System lernt daraus. Ist noch nichts ermittelt, hilft Konto ermitteln.

Darunter erscheinen Hinweise, wenn etwas nicht zusammenpasst: Netto plus USt ergibt nicht Brutto, ungewöhnlicher Steuersatz, Bewirtung ohne erkennbaren Anlass, größerer Betrag auf einem Sofortabschreibungskonto.

Verlauf

Jeder Schritt mit Zeitpunkt und Person – von „Eingereicht per Mail" über die KI-Entscheidung bis „Von DATEV bestätigt". Nichts wird gelöscht.

Fehler

Erscheint nur bei Störungen: was passiert ist, wie es zu beheben ist, und bei Dubletten ein Verweis auf den ursprünglichen Beleg.

Vom Dienst geliefert

Bei Belegen über Schnittstellen: Empfänger, Bestellnummer, Besteller, Abteilung, Zahlungsmittel und Positionen, wie der Anbieter sie gemeldet hat.

8. Kategorien

Acht Stück, vier Kennzeichen: Gesellschaft, Bereich, Eingang oder Ausgang.

Kürzel	Bedeutung
DXO SFH – Re.-Eingang	Solutions, Produktlinie Safe Fire House
DXO EWS – Re.-Eingang	Solutions, Einbruchwarnsystem
DXO Entwicklung – Re.-Eingang	Solutions, Entwicklung und Labor
DXO Allgemein – Re.-Eingang	Solutions, Verwaltung und interne Betriebsmittel
DXO Re.-Ausgang	Solutions, gestellte Rechnungen
DXY Allgemein – Re.-Eingang	Systems, Verwaltung
DXY Data Broker – Re.-Eingang	Systems, BOS Data Broker (nur manuell)
DXY Re.-Ausgang	Systems, gestellte Rechnungen

Jede Kategorie hat eine eigene Upload-Adresse bei DATEV – daran erkennt die Kanzlei den Belegkreis. Ohne hinterlegte Adresse ist An DATEV gesperrt.

Grundsätze: Der Rechnungsempfänger entscheidet über die Gesellschaft. Interne Betriebsmittel gehören immer in Allgemein, nie in eine Produktlinie. Lässt sich etwas nicht belegen, bleibt es offen – falsch zugeordnet kostet mehr Zeit als gar nicht zugeordnet.

9. Sachkonto

Der Vorschlag entsteht in drei Stufen:

Vorgabekonto der Kategorie, sofern eindeutig
Kontoregel – trifft ein Muster auf Lieferant oder Belegtext zu
KI – wählt aus einer geschlossenen Liste von rund 30 Konten; erfinden kann sie keines

Bestätigte Konten fließen zurück: Jedes ✓ macht die nächsten Vorschläge besser. Ein von Hand gesetztes Konto wird nie überschrieben.

Bei Händlern mit gemischtem Sortiment entscheidet der Belegtext, nicht der Name – derselbe Anbieter liefert Bauteile und Bürobedarf.

10. Papierkorb

In den Papierkorb legt einen Beleg beiseite; er bleibt 30 Tage und wird dann restlos entfernt. Im Reiter Papierkorb stehen Wiederherstellen und – nur für Admins – Endgültig löschen, das Datei und Verlauf unwiderruflich entfernt. Beide Aktionen fragen vorher nach.

11. KI-Suche

Zwei Modi, oben umschaltbar.

Freitext

Beschreiben Sie den Beleg in eigenen Worten: „Werkzeug von Amazon im August für Solutions" oder „Telekom über 200 Euro letztes Quartal". Das System zeigt zuerst, wie es die Frage verstanden hat – erkannte Stichworte, Lieferant, Zeitraum, Beträge – und darunter die Treffer, die sich wie eine normale Liste weiter filtern lassen. Die letzte Suche bleibt erhalten, Neue Suche setzt zurück.

OPOS-Abgleich

Beantwortet die Frage der Kanzlei: „Wo bleibt dieser Beleg?"

Einlesen – die Offene-Posten-Liste aus DATEV auswählen, Gesellschaft wählen, Abgleichen. Während des Einlesens läuft ein Zeichen.

Ergebnis – je Posten Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Betrag (darunter der Nettobetrag des gefundenen Belegs), Buchungstext, der gefundene Beleg und das Ergebnis:

Ergebnis	Bedeutung
gefunden	Beleg liegt hier und ist an DATEV übermittelt
Nicht in DATEV	Beleg liegt hier, wurde aber noch nicht übermittelt
Vorschlag	wahrscheinliche Zuordnung, bitte bestätigen
nicht gefunden	dieser Beleg ist nie durch DX-BELEGE gelaufen

Gefundene stehen oben. Ein Klick auf die grüne Belegnummer springt zum Beleg.

Zwei Knöpfe über der Liste:

Erneut abgleichen – vergleicht Rechnungsnummern und Beträge. Sofort, ohne KI. Läuft beim Einlesen automatisch mit.
Mit KI ermitteln – nimmt sich nur die übrigen Zeilen vor und sucht über die inhaltliche Ähnlichkeit, eingegrenzt auf Belege mit passendem Betrag oder Datum. Dauert länger und liefert Vorschläge, nie einen Nachweis.

Von Hand zuordnen – bei „nicht gefunden" die Belegnummer eintragen und zuordnen. Die vollständige Nummer erscheint danach automatisch. Der Knopf lösen hebt eine Zuordnung wieder auf.

Nachweispaket – eine ZIP-Datei mit einer Excel-Mappe (OPOS-Nummer, DX-Belegnummer, Dateiname, Lieferant, Betrag, Ergebnis) und den zugehörigen Belegen als PDF. Genau das, was die Kanzlei zum Abhaken braucht.

Frühere Abgleiche bleiben in der Übersicht erhalten und lassen sich erneut öffnen. Läuft gerade eine KI-Prüfung, zeigt die Übersicht den Fortschritt.

Eine Rechnung kann in mehrere Posten aufgeteilt sein – das System rechnet sie zusammen und findet den Beleg trotzdem.

12. Analyse

Kennzahlen zum Belegaufkommen: Gesamtzahl und Summe, Belege dieses Monats, noch nicht zugeordnete, von DATEV bestätigte mit Quote, Störungen. Dazu der Verlauf der letzten zwölf Monate, die Verteilung auf Kategorien und Einlieferungswege, die häufigsten Lieferanten, Zahlen zur Trefferquote der KI sowie die Aufstellung Belege je Sachkonto mit Summen und dem Anteil, den ein Mensch bestätigt hat.

13. Buchungsstapel für DATEV

Im Archiv, Knopf Buchungsstapel für DATEV. Er zeigt zuerst eine Vorschau: wie viele Belege enthalten sind, welche wegen fehlender Angaben draußen bleiben und bei welchen das Kreditorenkonto fehlt. Erst dann wird heruntergeladen.

Die Datei ist ein Buchungsstapel im DATEV-Format, den die Kanzlei einliest, statt Konten abzutippen. Es wird nichts gesendet und nichts gebucht – die Datei landet in Ihrem Download-Ordner.

14. Einstellungen (Admins)

Vier Bereiche:

DATEV – je Kategorie die Upload-Adresse aus DATEV Unternehmen online, dazu ein frei wählbarer Name zur Wiedererkennung. Ohne Adresse kann die Kategorie nicht versendet werden.

KI / Regeln – drei Schichten in dieser Reihenfolge:

Vorrangregeln schlagen alles. Hier stehen die Graubereiche – Firmenerkennung, interne Betriebsmittel, Abgrenzung der Produktlinien. Die Zahl links ist die Reihenfolge: kleiner heißt wichtiger. Lassen Sie Lücken, dann lässt sich später etwas dazwischenschieben.
Gelernte Regeln entstehen aus Ihren Hinweisen beim Bestätigen. Sofort wirksam, einzeln abschaltbar oder löschbar, mit Verweis auf den Beleg, aus dem sie stammen. Von Hand angelegt wird hier nichts.
Kategoriedefinitionen beschreiben jede Kategorie fachlich. Eine Kategorie lässt sich auf nie automatisch vergeben stellen.

Sachkonten – Vorgabekonto je Kategorie und die Kontoregeln mit Rang, Prüffeld, Muster, Konto, Herkunft und Trefferzähler. Regeln aus der Historie der Kanzlei sind zunächst aus und werden einzeln scharfgeschaltet.

Benutzer – Gastzugänge anlegen und verwalten, dazu der Hinweis, dass Mitarbeiterrollen über Entra-Gruppen laufen.

Gastzugang anlegen

E-Mail, Name, Startpasswort (der Knopf Erzeugen schlägt eines vor), Rolle und Gültigkeit. Das Kästchen ohne Ablauf macht daraus einen Dauerzugang; das Feld für die Tage verschwindet dann. Nach dem Anlegen gehen die Zugangsdaten automatisch per Mail raus.

In der Liste sehen Sie Zustand, letzte Anmeldung und die Zahl der eingereichten Belege. Sperren setzt den Zugang still, das × löscht ihn endgültig – offene Sitzungen enden sofort, die eingereichten Belege bleiben erhalten.

15. Wenn etwas nicht stimmt

Meldung	Bedeutung und Abhilfe
Doppelter Beleg	inhaltsgleicher Beleg liegt vor; diesen löschen, der ursprüngliche gilt
Einlieferung von außen	Mail kam von außerhalb der dexa group; liefert der Absender regelmäßig, in den Einstellungen als Dienst eintragen
Quittung überfällig	übermittelt, aber seit über 15 Minuten ohne Bestätigung; meist löst sich das von allein
Verarbeitung fehlgeschlagen	Beleg erneut einreichen; bleibt es dabei, den Verlauf ansehen
Kein Text erkannt	Foto zu unscharf oder zu dunkel – neu aufnehmen
Beleg konnte nicht gefunden werden	der Verweis zeigt ins Leere, der Beleg wurde vermutlich gelöscht

Falsche Kategorie oder falsches Konto einfach ändern – jede Korrektur verbessert die Vorschläge. Beleg verschwunden? Erst im Papierkorb nachsehen.

16. Gut zu wissen

Nichts geht verloren. Jeder Schritt steht im Verlauf, mit Zeitpunkt und Person. Der Verlauf lässt sich nicht ändern.
Doppelt eingereicht ist kein Problem – Dubletten werden erkannt.
Die Ansicht ist immer aktuell. Änderungen erscheinen binnen Sekunden, auch wenn jemand anderes sie macht.
Belegnummern entstehen erst bei der Freigabe. Vorher steht dort eine Ersatznummer.
Ihre Entscheidung gewinnt. Was ein Mensch setzt, überschreibt keine Automatik.

Fragen

Bei Problemen mit einem Beleg wenden Sie sich an die Verwaltung der dexa group.

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