DX-BELEGE – Anleitung
DX-BELEGE ist die Belegverarbeitung der dexa group. Sie nimmt Rechnungen und Quittungen entgegen, bereitet sie auf und übermittelt sie an die Steuerkanzlei.
Adresse: https://belege.dexa.gmbh
Anmelden
Mitarbeiter melden sich mit dem Microsoft-Konto an – ein Klick auf Mit Microsoft anmelden, mehr ist nicht nötig.
Externe bekommen einen Gastzugang und dazu zwei Nachrichten:
- Die erste enthält Adresse, Benutzernamen und Passwort.
- Nach der Eingabe von Benutzer und Passwort kommt eine zweite Nachricht mit einem Bestätigungslink. Auf der Seite, die sich öffnet, auf Jetzt anmelden klicken – erst dann ist die Anmeldung abgeschlossen.
Der Link gilt eine Stunde. Ist er abgelaufen, einfach erneut anmelden; es kommt dann ein neuer. Das Passwort bleibt gültig, bis Sie es selbst ändern (oben rechts über Ihren Namen).
Belege einreichen
Vier Wege, alle gleichwertig:
Per Mail – die Rechnung an belege@dexa.gmbh weiterleiten. Wichtig: als Anhang, nicht als Download-Link. Alles Weitere passiert von allein.
Hochladen – Reiter Hochladen, Datei auswählen oder auf die Seite ziehen. PDF, JPG, PNG und TIFF werden angenommen. Mehrere Seiten werden zu einem Beleg zusammengefasst.
Mit dem Handy – dieselbe Seite auf dem Telefon öffnen und Beleg fotografieren wählen. Mehrseitige Belege einfach nacheinander aufnehmen.
Automatisch – einige Anbieter liefern direkt über eine Schnittstelle, unter anderem Amazon Business, Telekom, American Express und Microsoft. Diese Belege erscheinen ohne Zutun.
Eine Kategorie können Sie beim Hochladen angeben, müssen es aber nicht – das System schlägt selbst eine vor.
Was danach passiert
- Prüfung auf Dateityp und Schadsoftware
- Entzerren, Kontrast, Umwandlung in PDF
- Texterkennung und Dublettenprüfung
- Auslesen von Lieferant, Rechnungsnummer, Datum und Beträgen
- Vorschlag für die Kategorie
- Vorschlag für das Sachkonto
- Übermittlung an die Kanzlei, sobald ein Mensch freigegeben hat
Die Aufbereitung dauert wenige Sekunden, die Vorschläge etwa eine halbe Minute. Die Ansicht aktualisiert sich von selbst – Neuladen ist nie nötig.
Die Reiter
| Reiter | Inhalt |
|---|---|
| Eingang | eingegangen, noch keiner Kategorie zugeordnet |
| Zugeordnet | Kategorie steht, Übermittlung ausstehend |
| Fehler | Störungen, Dubletten, überfällige Bestätigungen |
| Archiv | von der Kanzlei bestätigt – hier ist der Beleg erledigt |
| Papierkorb | gelöscht, bleibt 30 Tage und wird dann restlos entfernt |
| KI-Suche | Suche in eigenen Worten und Abgleich offener Posten |
| Analyse | Zahlen zum Belegaufkommen |
| Meine Belege | nur die eigenen Einreichungen (für Gäste die einzige Ansicht) |
Einen Beleg bearbeiten
Ein Klick auf die Zeile klappt den Beleg auf, ein weiterer schließt ihn. Sie sehen das Bild, die ausgelesenen Werte, die Vorschläge und den vollständigen Verlauf.
Kategorie – über das Auswahlfeld ändern. Ihre Wahl gilt immer; sie überstimmt jeden Vorschlag.
Kategorie bestätigen oder verwerfen – bei einem KI-Vorschlag stehen ✓ und ✕ bereit. Schreiben Sie vorher einen Hinweis ins Feld darunter, wird daraus eine Regel, die ab dem nächsten Beleg gilt. Beispiel: „Kassenzettel ohne Firmennamen gehören zu Dexa Solutions."
Sachkonto – der Buchungsvorschlag steht unter dem DATEV-Block. Mit ✓ bestätigen Sie ihn; das System merkt sich den Fall. Steht dort noch nichts, hilft Konto ermitteln.
An DATEV – übermittelt den Beleg an die Kanzlei. Die Bestätigung trifft üblicherweise binnen Minuten ein, danach wandert der Beleg ins Archiv.
Mehrere auf einmal – Zeilen ankreuzen (oder das Kästchen in der Kopfzeile für alle), dann unten in der Leiste die Aktion wählen.
Suchen
Die normale Suche oben rechts durchsucht den aktuellen Reiter nach Lieferant, Betreff, Rechnungsnummer und erkanntem Text.
Die KI-Suche versteht ganze Sätze: „Werkzeug von Amazon im August für Solutions" oder „Telekom über 200 Euro letztes Quartal". Sie zeigt zuerst, wie sie die Frage verstanden hat, darunter die Treffer.
Wenn etwas nicht stimmt
Beleg im Reiter Fehler – aufklappen; unten steht, was los ist und was zu tun ist. Häufige Fälle: Dublette (derselbe Beleg liegt schon vor), Einlieferung von außerhalb der dexa group, oder eine ausstehende Bestätigung der Kanzlei.
„Quittung überfällig" – der Beleg ist übermittelt, die Kanzlei hat aber seit mehr als 15 Minuten nicht bestätigt. Meist löst sich das von allein.
Falsches Konto oder falsche Kategorie – einfach ändern. Jede Korrektur macht die Vorschläge besser.
Beleg nicht auffindbar – prüfen Sie den Papierkorb. Dort liegen gelöschte Belege 30 Tage lang und lassen sich wiederherstellen.
Gut zu wissen
- Es wird nichts gebucht. DX-BELEGE liefert Belege und Vorschläge; die Buchung macht die Steuerkanzlei.
- Nichts geht verloren. Jeder Schritt steht im Verlauf des Belegs, mit Zeitpunkt und Person.
- Doppelt eingereicht ist kein Problem – das System erkennt Dubletten.
- Helligkeit – oben rechts lässt sich zwischen heller und dunkler Ansicht umschalten.
Fragen
Bei Problemen mit einem Beleg wenden Sie sich an die Verwaltung der dexa group.
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